FAQ

1. Welche Dateiformate werden unterstützt?
   Seclore FileSecure unterstützt derzeit mehr als 140 verschiedenen Dateiformate. Die am häufigsten verwendeten Dateiformate sind:

• Alle MS-Office-Dokumente (doc, docx, xls, xlsx, PPT, PPS, PPT, …),
• Open Office-Dokumente (ODT, ODS, ODP, ODF, ODG)
• PDF
• Text-und Text-basierte Formate (txt, csv, xml, html, …)
• Bilder (JPEG, BMP, TIFF, GIF, …)
• Engineering Design (DWG, DXF, DWF, …)

2. Muss ich etwas installieren um Dokumente zu schützen?
   Ja, um Dokumente zu schützen, benötigen Sie den Seclore FileSecure Desktop Client. Dieses Programm erlaubt es Ihnen Dokumente, die verteilt werden sollen, zu schützen.
3. Muss der Empfänger der geschützten Dokumenten etwas installieren?
   Ja, der Empfänger der Dokumente muss ebenfalls den Seclore FileSecure Desktop Client installieren. Dieser steht kostenlos zur Verfügung und kann von der Seclore Webseite frei heruntergeladen werden.
4. Wird es durch Seclore FileSecure erforderlich, die bestehende Infrastruktur zu ändern?
   Nein, Seclore FileSecure läßt sich allen wichtigen IT-Umgebungen einsetzen. Es wird lediglich eine minimale Integration durch die IT Administration erforderlich werden. Für den Endanwender gibt es praktisch keine Veränderung.
5. Welche Auswirkungen wird Seclore FileSecure auf meine Netzwerkauslastung haben?
   Praktisch keine. Die Daten, die zwischen Client und Server ausgetauscht werden sind vernachlässigbar (wenige Kilobyte). Darüber hinaus ist dieser Datenaustausch nicht ein kontinuierlicher Strom, sondern tritt nur auf, wenn auf Dokumente zugegriffen werden.
6. Kann der Schutz entfernt werden, nachdem die Datei geschützt wurde?
   Ja, der Besitzer oder ein Nutzer mit “Vollzugriff” Rechte auf das Dokument, kann den Schutz für die Datei wieder entfernen.
7. Welche Art der Kommunikation wird zwischen dem Client und Server verwendet? Wie kann ich sicherstellen, dass meine Sicherheit hierbei gewährleistet bleibt?
   Die Client-Server-Kommunikation wird über eine sichere HTTP (HTTPS)-Protokoll Verbindung geführt. Die Standard Methode, um eine sichere Kommunikation über das Internet zu gewährleisten.
8. Welcher Verschlüsselungsstandard wird für den Schutz der Daten verwendet?
   AES und Blowfish (256 Bit) sind die Standard-Verfahren. Eine höhere Bit-Verschlüsselung ist auf Anfrage erhältlich.
9. Kann ich Daten mit Personen außerhalb meiner Organisation austauschen?
   Ja, Seclore FileSecure ermöglicht es Ihnen, die Übersicht und Kontrolle über die Nutzung von Dokumenten zu behalten, auch wenn diese mit Lieferanten, Geschäftspartner, Kunden etc., geteilt werden, die nicht Teil Ihrer Organisation sind. Eine große Anzahl von APIs ermöglicht die Integration mit Nicht-LDAP-basierten Systemen zur Benutzerauthentifizierung. Weitere Systeme, die eine Nutzeridentifikation durchführen wie CRM oder Lieferanten Management Systeme können problemlos mit Seclore FileSecure verbunden werden, so dass die Nutzung von Dokumenten durch Nutzer ausserhalb Ihrer Organisation, kontrolliert und gesteuert werden kann.
10. Hat Seclore Zugriff auf meine Daten?
    Nein, die geschützten Dokumenten verbleiben immer auf den File-Servern oder den Desktops / Laptops, auf denen das Dokument erzeugt wurde. Der Seclore Policy Server hält nur die Nutzungsrichtlinien für das Dokument bereit. Das eigentliche Dokument ist nicht auf dem Policy Server gespeichert.
11. Werden die Daten zentral gespeichert?
    Nein, das geschützte Dokument bleibt auf den Desktops / Laptops oder File Servern verfügbar, auf denen es erzeugt wurde.
12. Kann Seclore FileSecure die Verteilung von Daten über CD, USB, Email, etc. kontrollieren?
    Seclore FileSecure hilft Ihnen, die Nutzung Ihrer Daten, egal wie diese verteilt wurden, zu kontrollieren. Obwohl es nicht möglich ist die Verteilung der Daten zu beschränken, ist das Risiko einer Distribution zu vernachlässigen. Seclore FileSecure ermöglicht eine strenge Kontrolle über die Nutzung aller geschützten Dokumente, selbst wenn diese unbeabsichtigt verteilt wurden, hat der Besitzer der Dokumente die Sicherheit, dass auf die Daten nicht von einem unbefugten Empfänger zugegriffen werden kann.
13. Was unterscheidet Seclore FileSecure von anderen Systemen?

• Da Seclore FileSecure nicht auf ein bestimmtes Format oder Anwendung abgestimmt ist, können neue Formate sehr schnell unterstützt werden.
• Die Nutzungsrechte eines Dokuments sind durchgängig und geben Sicherheit sowohl innerhalb und als auch außerhalb des Unternehmens
• Ein Änderung der Nutzungsrechte ist jederzeit möglich, ohne die Notwendigkeit, das Dokument erneut zu versenden
• Vollständige und Protokollierung in Echtzeit kann für alle geschützten Dokumente erbracht werden
• Nutzer Management und Server-Administration können getrennt werden. Spezifische Benutzer können die Rechte für die Nutzer verwalten während die zentralen Policy-Server von Systemadministratoren verwaltet werden.

14. Welche Betriebssysteme werden unterstützt?
    Seclore FileSecure kann derzeit auf allen wichtigen Versionen der Windows Betriebssysteme eingesetzt werden.
15. Was, wenn ich die Rechte an einem Dokument ändern möchte, nachdem ich es schon verschickt habe? Muss ich das Dokument erneut senden?
    Nein, das ist es, was Seclore FileSecure auszeichnet. Wenn Sie Änderungen an den Nutzungsrechten für die Nutzer benötigen, um ihnen entweder neue Rechte zu geben oder bestehende Rechte wegzunehmen, dann ändern Sie einfach die Rechte an dem Dokument, das auf einem Desktop / Laptop gespeichert ist. Die neue Rechte werden automatisch auf alle Kopien des Dokuments angewendet, auch auf die Kopien, die bereits verteilt wurden. Die neuen Nutzungsrechte kommen adhoc zur Anwendung, wenn eine Person Zugriff auf das Dokument oder die Kopie nimmt.
16. Was sind die Systemanforderungen für Seclore FileSecure?
    Seclore FileSecure läuft auf Standard-Systemen, ohne Anforderungen an eine spezielle Hardware oder Software. Die Systemanforderungen sind wie folgt:
    Für jede der 3 Komponenten von Seclore FileSecure existieren jeweils spezifische Systemanforderungen

• Systemvoraussetzungen für Seclore FileSecure Policy Server
  Server mit Pentium Dual Core 2,4 GHz Prozessor, 2 GB RAM, 80 GB HDD, Windows Server-Betriebssystem mit aktuellem Service Pack, J2EE-konformen Web-Server, MSSQL Datenbank-Server. Die Systemvoraussetzungen auf dem Server kann von der Belastung und der Nutzung innerhalb des Unternehmens abweichen. Diese Spezifikation unterstützt 1500 Nutzer.
• Systemvoraussetzungen für Seclore FileSecure auf File Server
  Server mit Pentium Dual Core 2,4 GHz Prozessor, 2 GB RAM, Windows Server-Betriebssystem mit aktuellem Service Pack, NTFS-Datei-System.
• Systemvoraussetzungen für Seclore FileSecure Desktop Client
  512 MB RAM, Pentium 4-Prozessor, Windows XP oder Windows Vista Betriebssystem mit den neuesten Service Pack,
  Microsoft Office 2003 oder 2007, Acrobat Reader oder Acrobat Professional.

17. Benötigt der Server eine Live-Verbindung zu einem LDAP Server / Active Directory oder anderem Benutzer-Repository?
    Ja, die Authentifizierung erfolgt direkt durch den LDAP-Server / Active Directory. Der Policy Server kann auch mit anderen Benutzerverzeichnissen wie beispielsweise CRM-Systeme, etc. integriert werden. Hierfür wird eine Live Verbindung vom Policy Server auf das spezifischen Benutzerverzeichnis benötigt, um diesen Nutzern den Zugriff gewährleisten zu können.
18. Muss der Desktop-Client an den LDAP-Server / Active Directory / User Repository angeschlossen werden, um Seclore FileSecure verwenden zu können?
    Nein, der Seclore FileSecure Desktop Client benötigt nur die Verbindung zum Policy Server, dieser verwaltet die Authentifizierung intern. Der Desktop Client kann nach Anmeldeinformationen fragen (Benutzername / Passwort) und der Policy Server validiert diese intern mit dem Active Directory oder einem anderen Nutzerverzeichnissen. Wenn Sie über Offline-Rechte verfügen, dann muss keine Verbindung mit dem Policy Server bestehen, nachdem Sie mindestens einmal mit dem Policy Server verbunden waren, um die entsprechenden Rechte zu erhalten.
19. Kann Seclore FileSecure in andere Nutzer Authentifizierungs-Systeme als LDAP-Systeme integriert werden?
    Ja, Seclore FileSecure ist sehr flexibel, wenn es um die Integration in vorhandene Infrastrukturen geht. Ein reiches Angebot von APIs ermöglicht es Seclore FileSecure nahtlos mit jeder Benutzerauthentifizierung einschließlich CRM-Systeme, etc. zu integrieren.
20. Unterstützt Seclore FileSecure die Multi-Faktor-Authentifizierung?
    Ja, zur Unterstützung von Multi-Faktor-Authentifizierung kann Seclore FileSecure mit anderen Systemen wie Token basierte Authentifizierungen integriert werden.
21. Sind API’s zur Intergration in andere Systemen erhältlich?
    Ja, Seclore verfügt über ein umfassendes Set APIs, um mit anderen Systemen integriert zu werden. Seclore FileSecure wurde in einer Vielzahl von verschiedenen Informations-Management-Systemen integriert wie ECM, DMS, CMS, ERP, Workflow, Disk Encryption, DLP, Content-Archivierung, etc.
22. Wie funktioniert die Authentifizierung beim Seclore FileSecure Desktop Client?
    Für Anwender, die sich an einer Domäne anmelden, die mit dem Seclore FileSecure Policy Server integriert ist, werden die Anmeldeinformationen aus der Domänenanmeldung abgeholt. Für Benutzer, die nicht an der Domäne angemeldet sind oder sich von außerhalb mit dem System verbinden, sind ein Benutzername / Passwort für die Anmeldeinformationen anzugeben, die an den Policy Server über eine sichere Verbindung (SSL) übermittelt werden.
    Wenn der Anwender ein LDAP-Nutzer ist, dann stellt der Policy Server eine Verbindung zu dem LDAP-Server zur Authentifizierung her. Wenn der Benutzer ein externer Benutzer ist, stellt der Policy Server eine Verbindung zum entsprechenden Nutzerverzeichnissen her, um den Benutzer zu authentifizieren.
23. Kann FileSecure Screen Print / Screen Grabbing-Tools blockieren?
    Ja, der FileSecure Desktop Client verhindert jede Art von Bildschirm Grabbing Werkzeugen wie die Print Screen Funktionalität oder Screen Grabbing-Tools wie z.B. GoToMeeting / Camtasia. Seclore kann ebenfalls dienstag Datenerfassung mittels Remote-Desktop-Sitzungen verhindern.
24. Wie funktioniert die Offline-Nutzung? 
    Die Offline-Nutzung ist relevant, wenn der Benutzer den Inhalt / das Dokument benutzen möchte, auch wenn keine Verbindung mit dem Policy-Server möglich ist.
    Hier ein Beispiel:
    I. Nutzer A definiert “Anzeigen” und “Bearbeiten”-Rechte auf ein Dokument für Benutzer B, und ermöglicht die Nutzung auch Offline.II. Benutzer A sendet das Dokument an Nutzer B (E-Mail, USB-Stick, freigegebene Ordner, CD usw.).
    III. Benutzer B erhält das Dokument, speichert es auf einem Notebook und öffnet das Dokument einmal, während er mit dem FileSecure Policy Server (via Internet / Intranet) verbunden ist.IV. Der Seclore FileSecure Desktop Client identifiziert, dass die Offline-Nutzung für den Benutzer B für dieses Dokument erlaubt ist und lädt die Rechte auf das Notebook.
    V. Benutzer B trennt die Verbindung zum Netzwerk und arbeitet offline
    VI. Benutzer B öffnet das Dokument, während dieser Offline ist. Das Dokument ist verfügbar für den Einsatz (Anzeige + Bearbeiten) im Offline-Modus.
    a. Wenn Benutzer B versucht, das Dokument während der Offlinezeit von dem Notebook zu einem anderen Rechner zu kopieren, wird das Dokument nicht auf dem anderen Computer zu öffnen sein, solange dieser ohne Verbindung zum Policy-Server ist.
    b. Wenn Benutzer B versucht, über die definierten Rechte zu gehen also versucht, das Dokument zu drucken, wird es nicht möglich sein
    VII. Das nächste Mal, wenn Benutzer B Online ist und versucht das Dokument zu öffnen, werden die aktuellisierten Rechte vom Policy Server auf das Dokument angewendet.
    Die Dinge, die bzgl. der Offline-Nutzung zu beachten sind:
    1. Der Benutzer muss das geschützte Dokument mindestens einmal im Onlinebetrieb öffnen, bevor es Offline verwendet werden kann.
    2. Jede Veränderung an den Nutzungsrechten für das Dokument werden nicht auf Dokument angewendet solange es im Offlinebetrieb genutzt wird. Neue Rechte werden angewendet, wenn der Benutzer das nächste mal das Dokument online öffnet.
25. Welche Informationen werden zwischen meinem Desktop und dem Policy Server ausgetauscht, wenn ein Dokument geschützt oder geöffnet wird?
    Der FileSecure Desktop Client und der Policy Server tauschen nur Informationen zur Authentifizierung sowie den Aktivitäten, die einer Berechtigung unterliegen (Öffnen, Drucken, …) während der Nutzung des Dokumentes aus.
26. Funktioniert FileSecure nur mit Windows? Gibt es eine Linux / Unix Version?
    Zur Zeit gibt es keine Linux / Unix-Version von Seclore FileSecure.
    Es ist nur für Windows verfügbar.
27. Ich habe ein geschütztes Dokument und wenn ich versuche es zu öffnen,
    sehe ich eine Nachricht, nicht aber den Inhalt des Dokuments
    Wahrscheinlich haben Sie nicht den Seclore FileSecure Desktop Client auf Ihrem Rechner installiert. Bitte laden Sie den Client über den Link, der Ihnen durch den Absender des Dokuments oder Ihren Systemadministrator mitgeteilt wurde, und installieren den Desktop auf Ihrem Rechner. Weitere Informationen über mögliche andere Gründe, die das Öffnen des Dokuments verhindern können entnehmen Sie dem Text der eingeblendeten Nachricht.
28. Kann ich ein geschütztes Word Dokument direkt in MS Word öffnen?
    Nein, Microsoft Word kann das geschützte Dokument nicht entschlüsseln. Sie müssen es über den FileSecure Desktop Client öffnen, welches die Entschlüsselung vornimmt und das Dokument in MS Word verfügbar macht. Für den Endnutzer gibt es bei der Bedienung keinen Unterschied. Dies gilt für alle Dateiformate, die von Seclore FileSecure unterstützt werden.